07お悩み｜顧客対応と管理が両立しない
お客様を大切にするほど、事務作業が増えていませんか
丁寧な対応と管理は、
両立できます！
お客様一人ひとりに丁寧に向き合いたい。けれど、日報やカルテ、報告に追われて、対応の時間が足りない。両方をきちんとやろうとして、残業が増えてしまう。管理のための作業を減らし、お客様に向き合う時間を取り戻す方法があります。
こんなこと、ありませんか？
- 日報や報告の作成に、毎日時間を取られている
- お客様への対応時間が十分に取れない
- 担当の交代や引継ぎで、フォローが漏れてしまう
- 両方を丁寧にやろうとして、残業が増えている
「品質」か「労働時間」か、の二択になっている
- 日報・カルテ・報告の事務負担
- お客様への対応時間が足りない
- 引継ぎや次の予約のフォローが漏れる
- サービスの質か、働く時間かの二択に
お客様を大切にする文化がある会社ほど、それを支える記録や確認の作業が増えていきます。大切なのは文化を変えることではなく、それを支える作業を軽くすることです。
本当の原因は「管理のための作業」が多すぎること
入力が多すぎる
管理のための入力が積み重なり、お客様の前に立つ時間を圧迫している。
引継ぎ情報が残らない
担当が替わると、これまでのやり取りや約束が引き継がれない。
次にやることが見えない
どのお客様に、いつ、何をすべきかを、毎回探している。
目指したいのは、こんな状態です
いま
- 事務作業が対応時間を圧迫
- フォローは担当者の記憶頼み
- 丁寧さと残業が比例する
これから
- 事務を減らし、対応に集中できる
- 次に誰に何をするかが一目でわかる
- 無理のない働き方で丁寧に対応できる
こんなふうに進めます
ステップ1現場の1日を可視化する
どの作業に、どれだけ時間を使っていますか？
現場の1日の流れと作業時間を、一緒に書き出します。
ステップ2事務を仕分ける
やめられる作業、自動にできる作業は？
削れる事務・自動化できる事務・残すべき記録に分けます。
ステップ3次の行動が見える形に
今日、誰に連絡すればいいですか？
次にやることが一目でわかる画面と運用をつくり、定着まで伴走します。
つくって納品するのではなく、社内で回せるようにする
Laboratousは仕組みをつくって納品することは基本的にしていません。御社の方と一緒に考え、AIを使って社内で仕組みを育てられる状態になるまで伴走します。
ほかの会社では、どう取り組んでいる？
業種の異なる会社での取り組みを、図解でご紹介しています。社名は伏せていますが、どこから手をつけ、どう変わっていったかのイメージをつかんでいただけます。
お客様を大切にする気持ちはそのままに、それを支える作業を軽くできます。まずは、現場の1日を聞かせてください。
