04お悩み｜現場の情報が正確に報告されない
「ちゃんと入力して」では、報告は正確になりません
入力の意識より、
入力の仕組みを見直しましょう！
現場に入力をお願いし、確認と修正を何度も繰り返す。それでも出てきた数字を、目安程度にしか使えない。報告の正確さは、現場の意識だけでは上がりにくいものです。記録の目的と流れを見直すことで、無理なく情報が集まる仕事に変えていけます。
こんなこと、ありませんか？
- 必要な項目が抜けたまま報告が上がってくる
- 確認と差し戻しのやり取りが終わらない
- 日報・Excel・システムに同じ内容を何度も書いている
- 苦労して集めた数字を、信用しきれない
確認と修正のラリーが、終わらない
- 必要な情報が集まらない
- 日報・Excel・システムで二重三重に管理
- 間違いを見つけて現場へ差し戻す
- 確認・修正・再集計
- 数字を目安程度にしか使えない
「もっときちんと入力してほしい」と思っても、これ以上現場に負担をかけるのは難しい。入力を呼びかけ続けてもあまり変わらない、という声は多くの会社で聞かれます。問題は人ではなく、記録の仕組みの側にあることが少なくありません。
本当の原因は「仕事と記録がずれている」こと
入力の目的が伝わっていない
何のために記録するのかが共有されず、「入力して意味があるのか」と感じられている。
同じことを何度も書いている
手書きの日報から表計算へ転記するなど、記録が二重になっている。
入力しにくい
項目や画面が実際の仕事の流れに合っておらず、入力が後回しになる。
目指したいのは、こんな状態です
いま
- 入力の呼びかけに頼っている
- 同じ内容を何度も書いている
- 数字は目安程度にしか使えない
これから
- 仕事の流れの中で自然に記録される
- 一度の入力で本部まで届く
- 数字の根拠をたどって判断できる
こんなふうに進めます
ステップ1記録の流れを洗い出す
誰が、いつ、何を、どこに書いていますか？
日報・表計算・システムの記録と転記を、一緒に書き出します。
ステップ2不要な入力を削る
その記録は、誰が何に使っていますか？
使われていない記録や、重複している入力を整理します。
ステップ3集まる形に組み直す
一度の入力で済ませるには？
必要な情報だけが自然に集まる形に組み直し、現場で定着するまで伴走します。
つくって納品するのではなく、社内で回せるようにする
Laboratousは仕組みをつくって納品することは基本的にしていません。御社の方と一緒に考え、AIを使って社内で仕組みを育てられる状態になるまで伴走します。
ほかの会社では、どう取り組んでいる？
業種の異なる会社での取り組みを、図解でご紹介しています。社名は伏せていますが、どこから手をつけ、どう変わっていったかのイメージをつかんでいただけます。
報告の正確さは、現場の頑張りではなく仕組みで支えるものです。いまの報告の流れを、一度見せてください。
